個人情報の保護

北海道大学関西同窓会
個人情報の保護に関する基本方針

北海道大学関西同窓会(以下「本会」という。)は、個人情報の保護に関する法律及び関連規則等を遵守するとともに、下記の方針により本会会員(以下「会員」という。)の個人情報の保護に万全を期します。

なお、この基本方針における会員の「個人情報」とは、本会が保有する会員個人にかかる次の情報をいいます。

  1. 氏名(旧姓を含む。)
  2. 学部卒業者の卒業学部学科及び年次並びに大学院修了者の修了専攻及び年次
  3. 自宅の住所及び電話番号(Fax 番号を含む。)、メールアドレス、勤務先(職業)の名称・役職、所在地及び電話番号(Fax 番号を含む。)、メールアドレス
  4. 会費の納入状況

1.個人情報の利用目的

会員の個人情報は、本会の事業実施に必要な次の場合に限り利用します。

  1. 関西同窓会会員名簿の公刊
  2. 関西同窓会会報の発送
  3. 会員あて「払込取扱票」の作成
  4. 本会および一般社団法人北海道大学関西同窓会館が実施する各種行事の案内
  5. 北海道大学校友会エルム(以下「校友会エルム」という。)への当会会員情報の提供(ただし会員からの申し出があれば校友会エルムへの情報提供は行わない)
  6. 会員獲得その他関西同窓会活動の目的のためにする同窓会内部での共用
  7. その他会長が必要と認める会員への通知

2.校友会エルムとの個人データの共同利用

当会は,校友会エルムとの間で,校友会エルムの最新かつ正確な会員情報把握のため,会員の個人データ(個人情報のうち前記①,②及び③)を共同利用する。校友会エルムに提供された個人データは,校友会エルム事務局が管理する。

3.個人情報の第三者提供

法令等に定める場合を除いて、個人情報を第三者へ提供しない。

4.個人情報の管理

本会が保有する会員の個人情報は、次のとおり管理する。

  1. 本会会長は、総務部長を通じ,個人情報を管理する本会役員に対し、個人情報の流出、盗難等を防止するための措置について随時,指導し,監督する。
  2. 会員の個人情報は、USBメモリーに保管し,使用時以外はネット環境から切り離して管理する。
  3. 会員の個人情報を入れたファイルは、パスワードを使用しなければ開けられないように措置する。
  4. 会員の個人情報を入れたファイルのパスワードは、個人情報を利用できる特定の役員だけに開示し、個人情報が外部へ流出しないように注意する。

5.個人情報を含む業務を外部委託する場合の取扱い

本会業務に関係して、第1項の①から④までの印刷作業を業者に委託する場合には、次により取り扱うものとする。

  1. 個人情報の管理に関し信頼性が高い印刷会社を選定する。
  2. 委託する印刷会社とは、次に掲げる事項を明記した契約書を取り交わすとともに、当該会社における個人情報の管理体制等個人情報保護に関し必要な事項を書面で確認する。
    1. 個人情報の秘密保持等の義務に関する事項
    2. 再委託の禁止に関する事項
    3. 個人情報の複製等の制限に関する事項
    4. 個人情報の漏洩等の事案が発生した場合における対応に関する事項
    5. 委託作業終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
    6. 契約に違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項

6.個人情報の開示

会員本人から自分の個人情報開示について請求があった場合は、いつでも開示することとする。

7.個人情報の訂正、追加又は削除

個人情報の訂正、追加又は削除は、原則として、会員本人からの届け出に限り行う。ただし、会員が死亡した場合の削除を除く。

8.個人情報の取り扱い窓口

第5項,第6項,および第7項に関する窓口は、本会総務部長が担当理事として対応する。
住所:〒530-0001 大阪市北区梅田 1丁目 2番 2-200 大阪駅前第2ビル 2階
電話/Fax:06-6343-3736 eMail:elmkansai@yahoo.co.jp

制定日:2021年6月22日
改訂日:2021年9月14日